W Komendzie Powiatowej Policji w Grójcu funkcjonują dwie składnice akt, dokumenty archiwalne składowane są w siedzibie Komisariatu Policji w Warce.
Składnicą akt KPP w Grójcu kieruje osoba zajmująca samodzielne stanowisko.
W zasobach znajduje się dokumentacja wytworzona w latach 1955 - 1990 przez komórki organizacyjne RUSW i PMO w Belsku Dużym, Błędowie, Chynowie, Goszczynie, Jasieńcu, Mogielnicy, Nowym Mieście nad Pilicą, Pniewach i KMO w Warce oraz po 1990 roku przez KPP w Grójcu oraz PP w Belsku Dużym, Błędowie, Chynowie, Jasieńcu, Mogielnicy, Nowym Mieście nad Pilicą i Pniewach.
Dokumentacja wytworzona w latach 1944 - 1954 zgodnie z obowiązującą Ustawą została w całości przekazana do Instytutu Pamięci Narodowej w Warszawie.
Druga składnica akt funkcjonująca w Komisariacie Policji w Warce zawiera dokumenty archiwalne wytworzone przez KPMO i KP w Warce oraz Posterunki Policji w Chynowie i Jasieńcu. Zbiory archiwalne obejmują okres od 1973 roku do chwili obecnej.
Dokumentację składnic udostępnia się do celów:
- służbowych uprawnionym podmiotom
- naukowo - badawczych
- publicystycznych.
Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:
Komenda Powiatowa Policji w Grójcu
ul. Brzozowa 108
05-600 Grójec
Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych powinien zawierać:
1. Imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, oraz adres do korespondencji, jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
2. Nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby uprawnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne, jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
3. Określenie materiałów archiwalnych oraz tematu i okresu ich wytworzenia,
4. Cel, dla jakiego mają być udostępnione (temat i zakres pracy naukowej).
Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla osoby, o której mowa w punkcie 1 i 2 oraz zaświadczenie z uczelni w przypadku udostępnienia dla celów naukowo-badawczych. Udostępnienie akt dla celów innych niż naukowo-badawcze wymaga wykazania swojego interesu prawnego przez osobę ubiegającą się o ich udostępnienie. Akta znajdujące się w archiwach i składnicach akt resortu spraw wewnętrznych i administracji mogą być udostępnione, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej i jej obywateli.
Zgodę na udostępnienie akt poza resort spraw wewnętrznych i administracji wydaje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, bądź osoby przez niego upoważnione. Zgodę na udostępnienie akt wytworzonych przed 30 laty wydaje Komendant Główny Policji.
Dokumentację udostępnia się, jeżeli nie zawiera ona wiadomości stanowiących tajemnicę państwową lub służbową i nie wymaga ochrony przewidzianej przepisami ustawy z dnia 22 stycznia 1999r., o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.), a ich ujawnienie nie naraża na szkodę interesu Rzeczypospolitej Polskiej.
Archiwum udostępniając akta do celów naukowo-badawczych informuje o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania wiadomości uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich.
Akta udostępnia się w siedzibie Wydziału ds. OIN KWP w obecności pracownika archiwum. Na podstawie zgromadzonych dokumentów wydawane są zaświadczenia zgodnie z kpa.
Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zawarte są w: Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 25 października 2005r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych podporządkowanych Ministrowi Obrony Narodowej, ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, Szefowi Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Szefowi Wywiadu, Szefowi Kancelarii Sejmu, Szefowi Kancelarii Senatu, Szefowi Kancelarii Prezydenta (Dz. U. z 2005r. Nr 219, poz. 1847);
Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11.09.2008r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95).